KODEKS ETYCZNEGO POSTĘPOWANIA GRUPY KAN

Grupa KAN zobowiązuje się prowadzić swoją działalność uczciwie i rzetelnie, tak aby każdy pracownik, współpracownik i partner handlowy był traktowany z szacunkiem. Niezależnie od obowiązujących na terenie innych spółek zasad prowadzenia biznesu, wartości lub lokalnych praw, niniejszy KODEKS ETYCZNEGO POSTĘPOWANIA zawiera główne standardy prowadzenia biznesu stanowiące zasady etycznego postępowania, których powinni przestrzegać wszyscy pracownicy i współpracownicy Grupy KAN.

KODEKS ETYCZNEGO POSTĘPOWANIA zawiera szczegółowe wyjaśnienia i przykłady zachowań w sytuacjach problematycznych oraz klauzulę bezpieczeństwa.

I. KLAUZULA BEZPIECZEŃSTWA – NIE BÓJ SIĘ MÓWIĆ

Standardy etyczne przedstawione poniżej powinny być konsekwentnie przestrzegane przez wszystkich pracowników i współpracowników Grupy KAN. Jeśli kiedykolwiek dowiesz się o zachowaniu, które Twoim zdaniem narusza niniejszy

Kodeks, zgłoś to swojemu przełożonemu lub Inspektorowi ds. Naruszeń - skontaktuj się z za pomocą:

a) adresu e-mail: ethics@kan-therm.com

b) telefonicznie: +48 516 108 175

c) listownie na adres: KAN Sp. z o.o. ul. Zdrojowa 51, 16-001 Kleosin z dopiskiem Inspektor ds. Naruszeń

Zgłoszenia mogą być również anonimowe Zarząd Grupy KAN zadba o bezpieczeństwo każdego pracownika i współpracownika, który w dobrej wierze będzie chciał zasięgnąć porady lub zgłosić niewłaściwe zachowanie na podstawie niniejszych standardów etycznych. Ochronie będzie podlegała również osoba, która pomimo współudziału w naruszaniu którejkolwiek z niniejszych zasad ujawni to Zarządowi (instytucja świadka koronnego).

II. UCZCIWOŚĆ W BIZNESIE

2.1. TWOJA POSTAWA JAKO PRACOWNIKA, WSPÓŁPRACOWNIKA

Twoim podstawowym obowiązkiem jako pracownika, współpracownika jest wypełnianie powierzonych zadań w taki sposób, aby twoja postawa miała decydujący wpływ na osiągnięcia zawodowe oraz bezpośrednio wpływała na realizację celów Grupy KAN. Współpraca powinna być oparta na lojalności, wzajemnym szacunku i zaufaniu, a nadrzędnym zobowiązaniem pracowników i współpracowników jest sukces Grupy KAN.

Z tego względu powinieneś:

a) przyczyniać się do realizacji strategii Grupy KAN, sumiennie i z najwyższą starannością wykonując swoje obowiązki zawodowe;

b) przestrzegać terminowości i punktualności oraz ogólnie przyjętych form grzecznościowych w kontaktach bezpośrednich i korespondencyjnych;

c) dążyć do efektywnego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych i poziomu wiedzy, co wpłynie na bardziej efektywne wykonywanie obowiązków oraz stworzenie możliwości rozwoju i awansu;

d) ponosić odpowiedzialność za własne słowo, czując się nim związanym tak, jak formalnie sporządzonym dokumentem;

e) dbać w każdej sytuacji o dobre imię Grupy KAN i godne reprezentowanie Grupy KAN na zewnątrz, tak w kontaktach formalnych, jak i nieoficjalnych;

f) dbać o swój wizerunek w firmie – nie stwarzać sytuacji powodujących zbędne podejrzenia lub domysły;

g) nie łączyć spraw zawodowych z prywatnymi, w tym nie zapraszać członków rodziny na spotkania organizowane przez firmę;

h) przestrzegać prawa oraz ustalonych procedur postępowania, do których zobowiązana jest Grypa KAN wobec swoich klientów, partnerów i kooperantów;

i) nie wykorzystywać czasu i miejsca pracy w Grupie KAN, a także materiałów Grupy KAN do wykonywania działań niepowiązanych z Twoimi zadaniami służbowymi;

j) dbać o swój wygląd zewnętrzny oraz kulturę słowa tak wewnątrz Grupy KAN, jak i we wszelkich kontaktach z otoczeniem.

2.2. PRZYJMOWANIE I UBIEGANIE SIĘ O KORZYŚCI. ZAPOBIEGANIE OSZUSTWOM.

2.2.1. Grupa KAN oczekuje od Ciebie wykonywania pracy w sposób solidny i uczciwy, niedopuszczania się kradzieży lub niewłaściwego wykorzystania mienia firmy lub mienia swoich kolegów/koleżanek oraz niewprowadzania kogokolwiek w błąd z zamiarem osiągnięcia korzyści w sposób niezamierzony przez Grupę KAN.

2.2.2. Obowiązuje Cię zakaz przyjmowania lub ubiegania się o korzyści związane lub wynikające z pełnionych przez Ciebie funkcji i obowiązków.

2.2.3. Pod pojęciem korzyści rozumie się m.in. prezent lub nagrodę w różnych postaciach, jak: pieniądze, prezenty okolicznościowe, opłata wyjazdów, urlopów, kredyt, honorarium, kontrakt, stanowisko, usługa świadczonaprzez klientów, kooperantów lub dostawców itp.

2.2.4. Wyjątek stanowią drobne upominki okolicznościowe o wartości nieprzekraczającej kwoty ok. 100 euro - otrzymanie upominków okolicznościowych przekraczających tę wartość należy zgłosić w formie pisemnej do dyrektora HR.

2.2.5. W przypadku sytuacji wątpliwej należy zwróć się w formie pisemnej/e-mailowej o pomoc do swojego bezpośredniego przełożonego/ dyrektora spółki, dyrektora HR.

2.2.6. Oszustwo to stosowany z premedytacją nieuczciwy sposób osiągnięcia nieuczciwego lub nielegalnego zysku, jak również m.in. wprowadzenie w błąd, zatajenie, fałszowanie dokumentów (w tym elektronicznych) lub bezprawne dokonywanie w nich zmian. Oszustwo może być popełnione przez jedną osobę lub przez kilka osób (zmowa); mogą w nim uczestniczyć osoby z firmy i/lub spoza niej, np. dostawcy lub klienci.

2.2.7. Kierownictwo Grupy KAN jest odpowiedzialne za identyfikowanie źródeł oraz ryzyka oszustwa, stosowanie odpowiednich środków kontroli oraz śledzenie na bieżąco wyników kontroli. Każdy kierownik powinien zapoznać się z rodzajami nieprawidłowości, jakie mogą wystąpić w jego zakresie działania oraz uczulić podległych pracowników/współpracowników na oznaki potencjalnego oszustwa.

2.2.8. PRZYKŁADY

a) Przykład 1

Pracownik lub współpracownik żąda korzyści za wybranie określonego dostawcy. Oznacza to, że za każdy zakup pracownik lub współpracownik otrzymuje np. 2% uzgodnionej ceny zakupu. Jest to uważane za kradzież, ponieważ w rzeczywistości cena zakupu płacona przez Grupę KAN mogłaby być o 2% niższa od uzgodnionej. Takie zachowanie szkodzi interesom Grupy KAN i prowadzi do natychmiastowego zwolnienia pracownika lub rozwiązania umowy ze współpracownikiem.

b) Przykład 2

Pracownik, współpracownik przedstawia Grupie KAN sfałszowane dokumenty, aby uzyskać finansowanie zakupu materiału, który sprzeda na własny rachunek. Takie zachowanie jest uznawane za kradzież i prowadzi do natychmiastowego zwolnienia pracownika lub rozwiązania umowy ze współpracownikiem.

c) Przykład 3

Pracownik otrzymuje korzyści w związku z udzieleniem dodatkowego rabatu handlowego dla kontrahenta. Działanie takie naraża Grupę KAN na straty i prowadzi do natychmiastowego zwolnienia pracownika lub rozwiązania umowy ze współpracownikiem.

2.2.9. PYTANIA I ODPOWIEDZI:

a) Pytanie i odpowiedź 1

Podejrzewam pracownika, współpracownika o oszustwo i chcę dowiedzieć się, co powinienem zrobić?

Należy poinformować bezpośredniego przełożonego o zaistniałej sytuacji i/lub Inspektora ds. Naruszeń (patrz klauzula „nie bój się mówić”). Jeśli pracownik, współpracownik podejrzewa oszustwo – nie powinien rozmawiać z żadną z zamieszanych w to osób i nie próbować samodzielnie prowadzić dochodzenia ani ustalać faktów. Przełożony i/lub Inspektor ds. Naruszeń przyjrzy się sprawie i podejmie właściwe działania.

b) Pytanie i odpowiedź 2

Podejrzewam, że mój przełożony jest zamieszany w plan oszustwa i chciałbym dowiedzieć się, jakie mam podjąć działania?

Poinformuj Zarząd Grupy KAN oraz Inspektora ds. Naruszeń o zaistniałej sytuacji, wówczas sprawa zostanie bezstronnie przeanalizowana i zbadana. W przypadku podejrzeń o oszustwo pracowników, współpracowników z najwyższego kierownictwa, nie bój się mówić – zgłoś to z wykorzystaniem:

• adresu e-mail: ethics@kan-therm.com

• telefonicznie: +48 516 108 175

• listownie na adres: KAN Sp. z o.o. ul. Zdrojowa 51, 16-001 Kleosin z dopiskiem Inspektor ds. Naruszeń zgłoszenia mogą być również anonimowe

c) Pytanie i odpowiedź 3

Czy poniosę konsekwencje za błędną ocenę sytuacji?

Grupa KAN docenia zaangażowanie swoich pracowników, współpracowników w interesy firmy i gotowość do zgłaszania obaw dotyczących podejrzanych sytuacji. Możliwość wyeliminowania oszustwa zależy od szybkiego i poufnego zgłoszenia. Oczywiście pracownik, współpracownik nie poniesie negatywnych konsekwencji poinformowania o nieuczciwym postępowaniu w przypadku, gdy z perspektywy czasu jego ocena sytuacji okaże się niewłaściwa. Niedopuszczalne jest jednak świadome oskarżanie kogoś bez uzasadnionego powodu.

2.3. BEZ KORUPCJI I PRZEKUPSTWA

2.3.1. Polityka Grupy KAN bezwzględnie zakazuje wszelkich praktyk korupcyjnych w sektorach publicznych i prywatnych we wszystkich krajach, w których prowadzi działalność.

2.3.2. Nie przekupuj (nie próbuj przekupywać) w żaden sposób innej osoby, organizacji lub firmy. Nie należy oferować ani przyjmować niczego wartościowego z zamiarem uzyskania pomocy w sprawach biznesowych. Grupa KAN unika przekupstwa lub konfliktu interesów w jakichkolwiek okolicznościach.

2.3.3. Możesz przekazać materiały reklamowe opracowane, przygotowane i zaewidencjonowane w firmach Grupy KAN, zgodnie z zasadami opisanymi w procedurach dotyczących obrotu materiałami reklamowymi.

2.3.4. PYTANIA I ODPOWIEDZI:

a) Pytanie i odpowiedź 1

Wystąpiliśmy z wnioskiem o zezwolenie na dokonanie przeróbek w firmie. Lokalny urzędnik zasugerował, że może przyspieszyć proces w zamian za niewielką odpłatność. Czy możemy przyjąć ofertę lokalnego urzędnika, aby przyspieszyć proces w firmie?

Grupa KAN zabrania dawania drobnych gratyfikacji. Nie możesz przyjąć oferty lokalnego urzędnika i musisz zgłosić to swojemu przełożonemu/dyrektorowi spółki oraz dyrektorowi HR.

b) Pytanie i odpowiedź 2

Co roku zapraszamy kilku dyrektorów ważnego klienta na kolację. Czy jest to dozwolone? Wydatki na reprezentację mające na celu utrzymanie dobrych stosunków z klientem są dozwolone. Nie można jednak wywierać niezgodnego z prawem nacisku i zawsze należy unikać jakiegokolwiek wrażenia przekupstwa.

2.4. NIEUCZCIWA KONKURENCJA, ZACHOWANIA ANTYKONKURENCYJNE/ ANTYMONOPOLOWE

2.4.1. Prawie wszystkie kraje, w których KAN prowadzi działalność, posiadają przepisy regulujące konkurencję (lub przepisy antymonopolowe). Istotą tych praw jest zawsze to samo: przedsiębiorstwa nie mogą przekazywać żadnych informacji poufnych swoim konkurentom. Oczywiście wyraźnie zakazane jest ustalanie cen między konkurentami lub uzgodnienia (nawet nieoficjalnie) w aspekcie poszanowania czy koncentrowania się na wzajemnych grupach klientów.

2.4.2. Zakaz tworzenia karteli rozumiany jest nawet znacznie szerzej. Naruszeniem prawa konkurencji jest przekazanie przedstawicielowi przedsiębiorstwa konkurencyjnego informacji na temat naszej obecnie prowadzonej polityki, naszych zamiarów lub nawet ostatnich decyzji dotyczących polityki handlowej.

2.4.3. Oczywiście istnieją dziedziny prawa konkurencji, które są bardziej zróżnicowane, jak na przykład: czy możemy współpracować z danym przedsiębiorstwem na polu badań i rozwoju? Albo, czy można wspólnie kupować produkty wejściowe? Albo, czy możemy rozmawiać o wyłączności z dostawcą czy dystrybutorem/klientem?

Są to pytania, które wymagają delikatnej analizy prawno-ekonomicznej. Prosimy nie podejmować żadnych decyzji w takich kwestiach bez uprzedniej konsultacji ze swoim przełożonym.

2.4.4. Inny aspekt prawa konkurencji dotyczy kontroli spółek posiadających silną pozycję na danym rynku. Jeśli dana firma ma bardzo silną pozycję na rynku (quasi-monopol lub dominację), swoboda handlowa zostaje znacznie ograniczona przez niektóre prawa konkurencji. Zwykle uważa się, że dominacja rynku ma miejsce, kiedy możemy ustalać własne zasady bez zwracania większej uwagi na konkurencję. Udział w rynku i dystans wobec konkurentów są decydującymi cechami determinującymi dominację. Jeśli wierzymy, że mamy udział w rynku na poziomie przynajmniej 5%, musimy bardziej dokładnie przeanalizować nasze warunki.

2.4.5. Czy nadal możemy zawierać układy na zasadach wyłączności czy możemy udzielać rabaty klientom? Jeśli masz do czynienia z takimi pytaniami, prosimy o skontaktowanie się z przełożonym.

2.4.6. PRZYKŁADY

a) Przykład 1:

Odbywa się konferencja biznesowa. Omawiane kwestie dotyczą, między innymi, obowiązujących procedur certyfikacyjnych i wniosków legislacyjnych związanych z normami, jakie muszą spełniać produkty. W przerwie na kawę zaczynasz rozmowę z pracownikami firm konkurencyjnych. Temat rozmowy zmienia się na obecnie trwające coroczne negocjacje z ważnym dystrybutorem. Dystrybutor ten żąda wyższych rabatów, przedłużenia kredytu i okresu na zwrot towarów, zmniejszenia minimalnych zamówień, większego wsparcia reklamowego i udziału w różnych działaniach marketingowych. Od kolegów dowiadujesz się, że mają do czynienia z takimi samymi żądaniami i że prawdopodobnie przyjmą wnioski dotyczące wsparcia marketingowego, a pozostałe zdecydowanie odrzucą. Teraz pytają, jak zareagujemy na żądania. Odpowiadasz, że nie podjęliśmy jeszcze decyzji, ale uważasz, że rozważana przez nich strategia jest słuszna. Stwierdzasz, że uważasz, iż byłoby dobrze gdyby chociaż pozostałe żądania mogły zostać odrzucone. Rozmowa poważnie narusza postanowienia prawa konkurencji. Organy ochrony konkurencji uznają, że informacje wymienione w tej rozmowie mają wpływ na negocjacje z klientami, a tym samym na konkurencję. Takie domniemanie byłoby niezmiernie trudne do odparcia w trakcie postępowania. W tym kontekście fakt, że dystrybutor może mieć silną pozycję na rynku dystrybucyjnym nie ma żadnego znaczenia.

Co powinieneś zrobić gdy konkurencja (nawet dawny kolega, przyjaciel lub krewny) przekazuje Ci informację handlową o swojej firmie?

Powinieneś powiedzieć, że nie wolno ci rozmawiać na temat żądań dystrybutora z przebiegu negocjacji z dystrybutorem czy o naszej strategii negocjacyjnej. Jednocześnie dopuszcza się rozmowę o zadowoleniu końcowych klientów z dystrybutorem lub o otwarciu nowego magazynu dystrybucyjnego albo lokalizacji magazynu. Jako zasadę podczas każdego kontaktu z konkurencją należy przyjąć, że nie wolno wymieniać informacji, które mogą w konsekwencji zainspirować nas lub naszą konkurencję do przyjęcia naszej/ich strategii biznesowej, cen, portfolio produktów, procesu produkcyjnego, itp. lub przynajmniej spowodować rozważenie takiej sytuacji.

b) Przykład 2:

Bierzesz udział w spotkaniu z grupą interesu. Grupa interesu składa się z różnych producentów sektora rynku, który sprzedaje konkretny rodzaj produktu. Uczestnicy dyskusji omawiają wnioski, jakie należy wyciągnąć ze wspólnej analizy produktu. W trakcie dyskusji okazuje się, że konieczne będzie wprowadzenie kilku zmian produktu i zmodyfikowanie procesu produkcji w celu spełnienia określonych standardów/norm technicznych. Podczas obiadu, producent mówi, że ceny surowców oraz wyniki badań spowodują wzrost ceny. Stwierdza on, że jego zdaniem, działania marketingowe powinny koncentrować się na ulepszonych właściwościach produktu. Spotkanie można uznać za zgodne z prawem, ale trzeba zawsze pamiętać, aby w kontaktach z konkurencją wystrzegać się niedozwolonych tematów. Niedozwolone jest wszystko, co wychodzi poza zgodny z prawem cel wspólnego rozwoju i wprowadzania produktów do obrotu (np. wszelkie informacje na temat właściwych dla uczestników spotkania działań marketingowych, cen lub rynków, jak również informacje na temat kosztów produkcji lub zakupu). Tak więc, jeśli rozmowa dotyczy wzrostu cen surowca i jego wpływu na koszty produkcji i ceny, powinieneś podejść do tej dyskusji z dystansem i wyjaśnić, że nie chcesz brać udziału w wymianie takich informacji. To samo odnosi się do innych poufnych informacji dotyczących klientów, obrotu, wielkości sprzedaży, zdolności, inwestycji, innowacji i technologii. Co najwyżej dopuszcza się rozmowę na temat całkowitej sprzedaży lub rozwoju biznesu w ogóle, które nie pozwalają na wyciągnięcie wniosków co do konkretnych produktów lub indywidualnych producentów.

c) Przykład 3:

Bierzesz udział w targach i reprezentujesz nasze produkty. Pracownik firmy konkurencyjnej odwiedza stoisko i przedstawia się jako pracownik konkurencji. Mówi, że chciałby dowiedzieć się więcej w kwestii rozwoju produktów i pyta o konkretne produkty prezentowane na stoisku. Chce poznać ceny, proces produkcji i koszty prac rozwojowych, jak również zastosowane materiały. Jak należy reagować? Nie ujawniaj tej osobie żadnych informacji innych niż informacje zawarte w broszurach produktowych, arkuszach cen lub innych informacji dostępnych na stoisku lub stronie internetowej Twojej firmy. Informacje związane z wprowadzaniem produktów na rynek, kosztami produkcji i rozwoju, jak również know-how należą do bardzo ważnych danych biznesowych. Wymiana tych informacji stanowi naruszenie prawa konkurencji. Nawet jeśli osoba ta proponuje, że także ujawni informacje na temat rozwoju produktów przedsiębiorstwa konkurencyjnego itp. Tobie nie wolno przekazywać tej osobie tak poufnych informacji.

2.5. NIEFORMALNE SPOTKANIA Z KLIENTAMI/KONTRAHENTAMI

2.5.1. Twoje uczestniczenie – jako przedstawiciel Grupy KAN – we wspólnych spotkaniach z klientami lub dostawcami, kontrahentami obliguje Cię do godnego i kulturalnego reprezentowania Grupy KAN.

2.5.2. Przyjmując zaproszenie na spotkanie, musisz mieć na uwadze konieczność zachowania obiektywizmu i działania zgodnie z interesem Grupy KAN.

2.5.3. Spotkania biznesowe (również kolacje) dotyczą spraw firmowych, dlatego nie należy zapraszać na nie członków swojej rodziny.

2.5.4. Przyjęcie zaproszenia od dostawcy, kontrahenta musi być zatwierdzone przez Twojego przełożonego w formie pisemnej lub drogą e-mailową, przy czym na spotkaniu z dostawcą, kontrahentem muszą być obecne ze strony Grupy KAN co najmniej dwie osoby.

2.6. INFORMACJE BĘDĄCE WŁASNOŚCIĄ GRUPY KAN/ POUFNOŚĆ I OCHRONA ZASOBÓW GRUPY KAN

2.6.1. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN zobowiązany jesteś do zachowania poufności informacji powierzonej Ci przez Grupę KAN lub którą uzyskałeś niezależnie od jej źródła, a która związana jest z Twoim zatrudnieniem/współpracą – z wyjątkiem sytuacji, gdy zostaniesz upoważniony do ujawnienia informacji lub kiedy będzie to wymagane przepisami prawa.

2.6.2. Oznacza to, że każda informacja dotycząca Grupy KAN z zasady nie jest informacją publiczną. Dotyczy to również informacji, które zostały powierzone przez klientów, kontrahentów, dostawców itp.

W szczególności:

a) Nie wolno Ci ujawniać bez wyraźnego pozwolenia informacji będących własnością Grupy KAN.

b) W trakcie stosunku pracy lub współpracy, jak i po ich ustaniu, jesteś zobowiązany do bezterminowego zachowania poufności w stosunku do wszystkich informacji związanych z pracą Grupy KAN.

c) Twoim obowiązkiem jest zabezpieczanie informacji, które znajdują się w Twoim posiadaniu, a wiążą się z działalnością Grupy KAN, przed dostępem jakichkolwiek osób do tego niepowołanych lub nieuprawnionych. Musisz podejmować działania zmierzające do ochrony własności materialnej oraz innych aktywów przed bezprawnym użyciem lub utratą, w tym wykroczeniem lub przestępstwem, a także w sytuacji nadużycia zaufania.

d) Wszelkie dane, które Grupa KAN chroni w jakikolwiek sposób – bez względu na miejsce i sposób ich zapisania (dokumenty, komputer, rysunki techniczne itp.) – przypadku ich nieautoryzowanego wyniesienia, skopiowania, przesłania z firmy lub poza infrastrukturę teleinformatyczną Grupy KAN (serwery, nośniki, komputery służbowe), jak też nieautoryzowanego zniszczenia, usunięcia – bez względu na cel tej czynności – jest traktowane jako nadużycie i działanie na szkodę Grupy KAN z konsekwencjami dyscyplinarnymi i karnymi oraz odszkodowawczej odpowiedzialności cywilnej.

e) Ujawnienie informacji będących własnością Grupy KAN w celu uzyskania prywatnych korzyści lub wykorzystywanie ich do celów prywatnych jest traktowane jako nadużycie i działanie na szkodę Grupy KAN z konsekwencjami dyscyplinarnymi i karnymi oraz odszkodowawczej odpowiedzialności cywilnej.

f) W przypadku zaprzestania pracy/współpracy na rzecz Grupy KAN masz obowiązek zwrotu nienaruszonych wszystkich dokumentów, w jakich posiadanie wszedłeś lub które stworzyłeś w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Dotyczy to jakiejkolwiek dokumentacji niezależnie od tego, na jakim nośniku się znajduje.

2.6.3. Cały majątek Grupy KAN powinieneś właściwie chronić przed utratą, kradzieżą lub zniszczeniem. Dotyczy to w szczególności majątku trwałego, własności intelektualnej oraz informacji zawartej na jakichkolwiek nośnikach informatycznych, elektronicznych (komputerowych). Przykładami takich informacji są: dane organizacyjne, personalne, technologie i procesy, metody wytwarzania, marketing, reklama, dane handlowe, dane finansowe oraz opracowania na temat planów rozwojowych.

2.6.4. Ponadto nie wolno Ci wykorzystywać majątku trwałego, własności intelektualnej, danych na nośnikach informatycznych, elektronicznych (komputerowych) ani zajmowanego stanowiska do celów prywatnych.

2.6.5. Szczegółowy opis zasad dotyczących poufności danych znajduje się w programie NND w katalogu INFORMATYKA/BEZPIECZEŃSTWO DANYCH/STANDARDY BEZPIECZEŃSTWA.

2.6.6. PRZYKŁADY:

a) Przykład 1

Jesteś trenerem drużyny piłkarskiej Twojego dziecka i pilnie potrzebujesz wysłać mailing do różnych sponsorów następnego turnieju piłki nożnej. Wykorzystywanie służbowego konta e-mail do tego celu jest niedozwolone. Twój firmowy adres e-mail zawiera adres firmy, dlatego koliduje to z przedmiotem działalności firmy i może to zaszkodzić wizerunkowi lub reputacji Grupy KAN. Taki mailing powinien zostać wysłany z twojego adresu prywatnego poza godzinami pracy.

b) Przykład 2

Jedziesz w delegację i rodzina prosi, abyś połączył wyjazd z prywatnymi wczasami. Niedozwolone jest łączenie służbowych lunchów/kolacji/podróży z prywatnymi kolacjami/wczasami/wyjazdami w towarzystwie członków rodziny lub przyjaciół.

2.7. DANE INFORMATYCZNE

2.7.1. Dane Grupy KAN przekazywane i/lub przechowywane elektronicznie (komputerowo) są aktywami wymagającymi szczególnej ochrony. Dlatego też w przypadku nieautoryzowanego wyniesienia, skopiowania, przesłania z firmy lub też poza infrastrukturę teleinformatyczną Grupy KAN (serwery, nośniki, komputery służbowe) danych informatycznych – bez względu na miejsce i sposób ich zapisania – a także nieautoryzowanego zniszczenia, usunięcia – bez względu na cel tej czynności – są traktowane jako nadużycie i działanie na szkodę Grupy KAN z konsekwencjami dyscyplinarnymi i karnymi oraz odszkodowawczej odpowiedzialności cywilnej.

2.7.2. W czasie i miejscu pracy Grupy KAN nie toleruje jakichkolwiek działań łamiących podstawowe wartości i politykę Grupy KAN, w tym oglądania materiałów pornograficznych i innych materiałów sprzecznych z ogólnie przyjętymi normami etycznymi i dobrymi obyczajami. Niezgodne z obowiązującymi zarządzeniami Grupy KAN lub niewłaściwe używanie elektronicznych/informatycznych urządzeń (komputerów) i środków przekazu, bez względu na ich rodzaj, jest traktowane jako poważne wykroczenie przeciwko Grupie KAN.

2.7.3. W Grupie KAN obowiązują normy BEZPIECZEŃSTWA DANYCH. Każdy użytkownik danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie tych norm i pokrewnych procedur. Szczegółowy opis zasad dotyczących ochrony danych znajduje się w programie NND w katalogu INFORMATYKA/BEZPIECZEŃSTWO DANYCH.

2.8. KONFLIKT INTERESÓW

2.8.1. Konflikt interesów to sytuacja, której interes osobisty stoi w sprzeczności z interesem Grupy KAN. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN jesteś zobowiązany do unikania sytuacji prowadzących do konfliktu interesów.

2.8.2. Należy unikać i chronić się m.in. przed:

a) posiadaniem niezadeklarowanych powiązań finansowych i innych z klientami i podmiotami współpracującymi z Grupa KAN;

b) jakimikolwiek powiązaniami z konkurencją, w tym przez zatrudnienie lub konsultacje;

c) angażowaniem się w jakikolwiek sposób w działalność konkurencyjną wobec Grupy KAN;

d) wykonywaniem pracy na rzecz osób trzecich z wykorzystaniem urządzeń Grupy KAN i czasu pracy opłacanego przez Grupę KAN;

e) jakimkolwiek innym układem lub okolicznościami angażującymi rodzinę lub znajomych, które mogłyby utrudnić lub uniemożliwić pracownikowi, współpracownikowi działanie w najlepiej pojętym interesie Grupy KAN.

2.8.3. W przypadku, gdy Ty lub ktokolwiek z Twojej rodziny jest zaangażowany w działalność konkurencyjną (faktycznie lub potencjalnie) – masz obowiązek złożenia przełożonemu/dyrektorowi spółki oraz dyrektorowi HR pisemnego oświadczenia o tym fakcie.

2.8.4. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN jesteś za każdym razem zobowiązany do poinformowania swojego przełożonego/dyrektora spółki oraz dyrektora HR o fakcie wystąpienia konfliktu interesów.

2.8.5. PRZYKŁADY:

a) Przykład 1

Pracujesz w dziale planowania firmy z Grupy KAN lub w dziale zakupów, a wiesz, że członkowie Twojej rodziny (nawet dalszej) prowadzą firmę, która sprzedaje elementy konkurencyjne do elementów produkowanych/sprzedawanych przez Grupę KAN. Nie możesz swojej wiedzy, np. o dostawcach, cenach, rabatach Grupy KAN, wykorzystywać do przysporzenia korzyści firmie Twojej rodziny. Informacje o dostawcach/klientach/cenach/rabatach stanowią tajemnicę i podlegają szczególnej ochronie. Powinieneś też od razu pisemne zgłosić istnienie takiej działalności, aby zniwelować konflikt interesów.

b) Przykład 2

Pracujesz w dziale rozwoju firmy Grupy KAN, a Twój brat pracuje w dziale sprzedaży konkurencyjnej firmy. Brat zaproponował założenie nowej firmy łączącej Twoją i jego wiedzę. Wiedza, którą zdobyłeś podczas swojej pracy, uznawana jest za własność intelektualną Grupy KAN i nie może być wykorzystywana na Twoją korzyść ani na korzyść członków twojej rodziny.

c) Przykład 3

Ty lub członek Twojej rodziny posiada udział finansowy w podmiocie, który chce prowadzić interesy z Grupa KAN, a Ty uczestniczysz w podejmowaniu decyzji. Jest to wyraźny problem, który powinieneś omówić ze swoim przełożonym i dyrektorem HR. On zdecyduje o podjęciu działań mających na celu zapewnienie, że nie będziesz zaangażowany w imieniu Grupy KAN w ewentualną współpracę z tym podmiotem.

2.8.6. PYTANIA I ODPOWIEDZI:

a) Pytanie i odpowiedź 1

Mój dobry przyjaciel pracujący w firmie, która mogłaby być ważnym klientem Grupy KAN, zwraca się do mnie, jako pracownika pionu handlu z zapytaniem, czy Grupa KAN byłaby zainteresowana sprzedażą na rzecz jego firmy. Co powinienem zrobić?

Zgłoś zaistniałą sytuację swojemu przełożonemu, który zajmie się tą sprawą. Nie powinieneś być zaangażowany w tę transakcję. Jednak ze względu na to, że możesz doprowadzić do pozyskania ważnego klienta, wstrzymaj się z odpowiedzią do czasu rozmowy z przełożonym.

b) Pytanie i odpowiedź 2

Mój dobry przyjaciel poprosił mnie o udzielenie porady w jego firmie, która jest konkurentem KAN. Mimo że prosił tylko o poradę techniczną, która nie jest informacją poufną – nie jestem pewien, co mam zrobić. Do rozpatrywania takiej prośby powinieneś włączyć swojego przełożonego, który zapewni obiektywne rozważenie pytania. Powinieneś mieć zawsze świadomość, że dzielenie się informacjami pomiędzy konkurującymi ze sobą przedsiębiorstwami jest w wielu wypadkach zabronione przez przepisy o Nieuczciwej Konkurencji. Patrz również pkt. Uczciwa i jawna konkurencja.

III. RELACJE Z KONTRAHENTAMI I KONKURENCJĄ

3.1. UCZCIWA I JAWNA KONKURENCJIA

3.1.1. Jako pracownik, współpracownik Grupy KAN zobowiązany jesteś do:

a) zachowania w tajemnicy informacji o firmach Grupy KAN, jeżeli wszedłeś w jej posiadanie w wyniku współpracy, kontaktów nieformalnych lub przypadkiem;

b) przestrzegania praw autorskich;

c) nieudostępniania osobom trzecim chronionej dokumentacji i materiałów KAN bez wyraźnej, pisemnej zgody Zarządu; informacją chronioną jest każda informacja dotycząca KAN niepodana do publicznej wiadomości.

3.2. ZAKAZ DZIAŁALNOŚCI KONKURENCYJNEJ

3.2.1. W trakcie współpracy z Grupą KAN obowiązuje Cię zakaz wszelkiej działalności konkurencyjnej w stosunku do Grupy KAN.

3.2.2. Zobowiązanie obejmuje wszelkie formy prawne działalności konkurencyjnej w branżach identycznych do prowadzonych przez spółki Grupy KAN, a w szczególności: występowanie w charakterze pracownika, agenta, zleceniobiorcy, świadczącego usługi na warunkach zlecenia, przyjmującego zamówienie (z umowy o dzieło), pośrednika oraz pełnomocnika (prokurenta) podmiotów konkurencyjnych, prowadzenie przedsiębiorstwa we własnym imieniu lub za pośrednictwem osoby trzeciej, pozostawanie w stosunku spółki.

IV. BEZPIECZNY BIZNES MIĘDZYNARODOWY

4.1. Ze względu na międzynarodowy charakter biznesu, Grupa KAN przestrzega wszelkich mających zastosowanie sankcji handlowych lub gospodarczych, kontroli eksportu, embarga lub podobnych praw, przepisów, reguł, środków ograniczenia, list stron ograniczonych lub wyznaczonych, licencji, nakazów lub wymogów, które mogą obowiązywać w danym momencie, mających zastosowanie w UE, Wielkiej Brytanii, USA i ONZ.

4.2. KRAJE OBJĘTE ZAKAZEM HANDLU

4.2.1. Grupa KAN nie prowadzi obecnie bezpośrednich i pośrednich interesów z następującymi krajami:

Syrią, Sudanem, Koreą Północną, Iranem, Kubą, Krymem, część terytorium Ukrainy: obwód Doniecki i obwód Ługański.

4.3. PRODUKTY PODWÓJNEGO ZASTOSOWANIA, WOJSKOWE LUB OBŁOŻONE SANKCJAMI

4.3.1. Pracownicy oraz współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do weryfikowania czy produkty, usługi, wiedza lub technologia są uważane za produkty wojskowe, produkty podwójnego zastosowania lub są objęte sankcjami danego kraju (np: kraju docelowego).

4.3.2. Produkty podwójnego zastosowania mogą być stosowane zarówno do celów cywilnych, jak i wojskowych, obejmują technologie radarowe i laserowe do nawigacji morskiej i innej, ale również potencjalnie do systemów nawigacji wyrzutni rakietowych lub produkcji broni jądrowej.

4.3.3. Pracownicy I współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do przestrzegania odpowiednich przepisów prawa i uzyskania zezwoleń przed eksportem produktów, które są ograniczone przez sankcje.

4.4. STRONY OBJĘTE SANKCJAM

4.4.1. Pracownicy oraz współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do weryfikowania czy strony transakcji znajdują się na najnowszych listach (tzw. “czarne listy”) podmiotów lub osób objętych sankcjami w danym kraju, UE, Wielkiej Brytanii, USA lub na listach określonych przez ONZ.

4.4.2. Informacja o uregulowaniach Unii Europejskie, Wielkiej Brytanii, USA, ONZ w zakresie szczególnych środków ograniczających oraz listy podmiotów objętych tymi środkami dostępne są na stronach:

a) Unia Europejska: https://www.sanctionsmap.eu/#/...

b) Stany Zjednoczone: https://sanctionssearch.ofac.t...

c) Wielka Brytania: https://www.gov.uk/government/...

d) ONZ: https://www.un.org/securitycou... ; https://www.un.org/securitycou...

4.5. KRAJE PODWYŻSZONEGO RYZYKA

Terytoria, na których ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może być wyższe, są określane jako kraje podwyższonego ryzyka.

a) Pracownicy oraz współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do weryfikowania czy transakcje dotyczą krajów wysokiego ryzyka, a prowadzenie współpracy z tymi krajami może podlegać ograniczeniom, również w zależności od stron transakcji.

4.6. ALERT – NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ

4.6.1. Pracownicy oraz współpracownicy Grupy KAN zobowiązani są do zwracania uwagi na nietypowe sytuacje lub okoliczności , które mogą się różnić w zależności od produktu, rynku lub innych czynników związanych z transakcją.

4.6.2. Na co w szczególności zwracać uwagę:

a) nazwa lub adres Klienta jest podobny do osoby lub podmiotu objętego sankcjami znajdujących się na “czarnych listach”;

b) klient lub pośrednik niechętnie udziela informacji na temat tożsamości Klienta, miejsca wykorzystania produktów;

c) niektóre informacje logistyczne pozostają niejasne/niedoprecyzowane: warunki wysyłki lub dostawy (np: skrytka pocztowa, hotel, spedytor, lotnisko, dostawa do nieznanego węzła logistycznego; ponowna wysyłka; kraj docelowy lub miejsce docelowego wykorzystania;

d) niektóre aspekty transakcji są nietypowe: warunki lub sposób płatności; klient nie zna produktu lub jego zastosowania; produkt nie pasuje do obszaru działalności Klienta lub miejsca, w którym się znajduje; spedytor jest wpisany jako ostateczne miejsce przeznaczenia; zażądano nietypowego opakowania lub sposobu dostawy; klient odmawia korzystania ze standardowych usług (gwarancja, konserwacja, aktualizacja itp.) ;cokolwiek innego niestandardowego lub wykraczającego poza zwykły tok działalności gospodarczej.

V. KONTAKTY Z PRASĄ I INNYMI MEDIAMI

5.1. Do utrzymywania kontaktów z mediami oraz udzielania informacji władzom i instytucjom w pierwszej kolejności jest uprawniony Prezes Grupy KAN. Może on upoważnić inną osobę do utrzymywania kontaktów z mediami oraz do udzielenia informacji mediom, władzom i instytucjom.

5.2. Jeśli jesteś pracownikiem, współpracownikiem udzielającym odpowiedzi na pytania przedstawicieli mediów, zobowiązany jesteś udzielić informacji z zachowaniem tajemnicy i poufności informacji handlowej, mając jednocześnie na uwadze interes KAN oraz nieupublicznianie informacji, które mogłyby w jakikolwiek sposób przyczynić się do osłabienia pozycji konkurencyjnej Grupy KAN.

5.3. Ostateczny zakres merytoryczny i formę informacji udzielanych na zewnątrz zatwierdza Prezes Grupy KAN a w przypadku jego nieobecności osoba wskazana przez Prezesa Grupy KAN.

5.4. Jeśli nie jesteś pracownikiem, współpracownikiem upoważnionym przez Prezesa Grupy KAN, nie możesz udzielać mediom jakichkolwiek informacji dotyczących Grupy KAN.

VI. BEZPIECZNE ŚRODOWISKO PRACY

6.1. BEZPIECZEŃSTWO I HIGENA PRACY

Grupa KAN stara się tworzyć wolne od wypadków, bezpieczne i zdrowe środowisko pracy dla wszystkich swoich pracowników i współpracowników. Należy przestrzegać wszelkich zasad lub instrukcji BHP obowiązujących w zakładzie pracy i niezwłocznie zgłaszać przełożonemu wszystkie wypadki, sytuacje grożące wypadkiem, potencjalne zagrożenia. Nie można narażać siebie ani nikogo innego na ryzyko utraty zdrowia lub inne zagrożenia bezpieczeństwa, nawet jeśli wydaje się, że takie działanie poprawiłoby wydajność pracy.

Ponadto Grupa KAN nie toleruje żadnej przemocy ani gróźb przemocy w miejscu pracy.

6.2. BEZ ZATRUDNIANIA DZIECI

Grupa KAN przestrzega obowiązującego prawa i przepisów dotyczących pracy dzieci i osób nieletnich.

Rygorystycznie przestrzega bezwzględnego zakazu zatrudniania dzieci.

6.3. BEZ PRZEŚLADOWANIA, DYSKRYMINACJI I PRZEMOCY

Grupa KAN nie toleruje prześladowania i przemocy jakiegokolwiek rodzaju, w tym z powodu rasy, koloru skóry, wyznania, płci, orientacji seksualnej, pochodzenia narodowego, wieku, niepełnosprawności.

Prześladowanie, dyskryminowanie lub przemoc mogą przybierać wiele form, m.in. werbalną, wzrokową lub fizyczną. Takie zachowania są niedopuszczalne i nie będą tolerowane. Zatrudnienie i współpraca w Grupie KAN opiera się na indywidualnych umiejętnościach i kwalifikacjach bezpośrednio związanych ze stanowiskiem pracy. Jeśli pracownik jest prześladowany, dyskryminowany lub używana jest wobec niego przemoc, powinien niezwłocznie zgłosić to zdarzenie przełożonemu i do Pionu HR.

6.4. RÓWNE SZANSE

Bycie liderem w branży wymaga od nas elastyczności, innowacyjności i kreatywności oraz rozumienia punktów widzenia innych osób. Grupa KAN dąży do dawania równych szans swoim pracownikom i współpracownikom , awansu, wynagrodzenia, szkoleń i rozwoju. Oczekujemy od naszej kadry kierowniczej pełnienia roli przywódczej poprzez modelowanie odpowiedniego zachowania.

W przypadku wątpliwości - skontaktuj się za pomocą:

d) adresu e-mail: ethics@kan-therm.com

e) telefonicznie: +48 516 108 175

f) listownie na adres: KAN Sp. z o.o. ul. Zdrojowa 51, 16-001 Kleosin z dopiskiem Inspektor ds. Naruszeń

Uzņēmuma dati

KAN Sp. z o.o.